Medewerkers
FTE ondersteunend
De focus in het kalenderjaar 2022 binnen de afdeling HR is gericht op een tweetal uitdagingen, namelijk:
We hebben te maken met een landelijk lerarentekort. Daarnaast was de uitstroom van docenten hoger dan gebruikelijk in een jaar.
Toch is het gelukt om veel vacatures in te vullen door middel van een online wervingscampagne en gerichte benadering van geschikte sollicitanten. Op deze manier hebben we veel enthousiaste en gemotiveerde docenten binnen de poorten van onze mooie campus gehaald.
De beschikbaarheid van subsidiegelden van het Nationaal Programma Onderwijs (NPO) zorgde voor een grote instroom van onderwijsondersteunend personeel. Dit betrof met name onderwijsassistenten, lesinstructeurs en pedagogisch medewerkers.
Met het op orde brengen van de bezetting binnen de facilitaire dienst en de ICT-afdeling worden stappen gezet in de richting van de professionele organisatie, die Porteum is.
Veel aandacht is er in 2022 voor de (preventieve) coaching/begeleiding van individuele medewerkers.
In het voorjaar is de Welzijnscheck-VO uitgezet onder de medewerkers. De uitkomsten ervan zijn geanalyseerd en worden gebruikt bij beleid o.a. op het gebied van duurzame inzetbaarheid. In het najaar van 2022 zijn van overheidswege structurele middelen beschikbaar gekomen voor maatregelen voor individuele en collectieve werkdrukverlichting. Er is een start gemaakt met de inventarisatie van maatregelen, die geïmplementeerd kunnen worden om de werkdruk naar beneden te brengen.
Tenslotte is een aantal processen binnen de HR-organisatie gedigitaliseerd. Deze hebben gezorgd voor meer efficiëntie en controle op de werkzaamheden.
Els den Boer
Hoofd HR
In de eerste helft van 2022 was er veel onrust, zowel binnen als buiten de IT-organisatie, door aanpassingen, nieuwe processen en verhuizing. AVG-vraagstukken waren prominent aanwezig en externe hulp werd ingeschakeld. Het aanvragen van nieuwe functionaliteiten moet transparanter en eenvoudiger worden, en de samenwerking met de Kerngroep ICT-Onderwijs is verbeterd.
De maanden april en mei waren moeilijk en leidden tot afscheid nemen om de organisatie vooruit te helpen. De organisatie was niet in control en de kosten liepen op. Een waarnemend hoofd ICT werd aangesteld en de takenpakketten van ICT-medewerkers werden aangepast, met duidelijke verantwoordingsgebieden.
In juni werd een algeheel verbeterplan met resultaatgebieden opgesteld. Er is veel verbeterd, er werd een technische inhaalslag gemaakt en er is achter de schermen gewerkt aan systemen. De samenwerking met leveranciers is versterkt en diverse projecten zijn opgeleverd.
Het schooljaar 2022/2023 was een transitieperiode met de aanstelling van een nieuw Hoofd ICT en de concrete invulling van het verbeterplan, naast diverse lopende projecten. Er werd gewerkt aan een vernieuwde ICT-organisatie met een nieuwe structuur en duidelijke kaders. Omdat de gehele organisatie in transitie was, was het soms lastig om betrokken te blijven bij verschillende initiatieven.
De focus lag op het op orde krijgen van de basis en het herstructureren van het team voor meer servicegerichtheid. Eerste stappen zijn genomen en een nieuwe dynamiek ontstaat binnen het team. In het tweede kwartaal van 2023 zal een 1e lijn helpdesk worden geïntroduceerd voor betere ondersteuning. Er is een vacature uitgezet voor een functioneel beheerder en het Team IBP wordt uitgebreid met een externe Functionaris Gegevensbescherming en Information Security Officer.
Voor 2023 staat er nog veel op de agenda, maar met vertrouwen wordt vooruitgekeken, aangezien de bouwstenen voor succes zijn geleverd.
Tony van Tinteren Hoofd ICT
Rob Tesselaar Informatiemanager
Het jaar 2022 heeft de facilitaire dienst vooral gebruikt om de basis op orde te krijgen. We zien positieve ontwikkelingen rondom veiligheid, gastvrijheid en personeelsbezetting. Een schoner en netter gebouw, waar we vaste gezichten tegen komen in de servicebalies.
Het schooljaar 2022/2023 zijn we mooi begonnen. Helaas vond er begin van dit jaar een incident plaats dat de media heeft gehaald, met als gevolg veel overleggen tot aan de raadsvergadering aan toe.
De onderwijsinspectie stelde hier ook nog vragen over maar wist de veiligheid op Porteum te beoordelen met een voldoende.
We gaan verder met ontwikkelen tot een mooi, fijn, veilig en goed Porteum!
Erik van Beeren
Hoofd Facilitaire Dienst
Na een pittig 2021, met de start van Porteum, stond 2022 in het teken van samen bouwen aan de organisatie. De communicatie- en marketingafdeling zorgde voor woordvoering, korte lijnen met de eerstelijns medewerkers en bouwde verder aan het merk van Porteum.
Hoewel 2022 nog startte met stevige coronamaatregelen, konden we in februari uiteindelijk tóch onze campus openstellen voor leerlingen in groep 8. Deze leerlingen kwamen met hun hele klas, begeleid door leerkrachten en/of ouders, naar Porteum en bezochten in tijdvakken de hele campus. Het was een lange route, maar omdat de groepen bij elkaar moesten blijven, was dit op dat moment niet te voorkomen. Uit de evaluatie bleek dat leerkrachten en leerlingen de rust en aandacht enorm waardeerden. Dit was meteen een mooie les voor de editie van 2023.
Beeldvorming
Om de beeldvorming rondom Porteum te kantelen is er meer geïnvesteerd in communicatie via onze sociale media-kanalen en zijn er zodra dit eindelijk kon grote en kleine evenementen voor onze leerlingen georganiseerd met als klap op de vuurpijl de Porteum Prom in de Agora. De start van een nieuwe traditie die in elk geval de komende 5 jaar zal plaatsvinden.
De communicatie rondom het verbetertraject in het kader van de inspectiebezoeken vergde in de eerste helft van 2022 nog veel tijd. Vanaf augustus lijkt de weg omhoog werkelijk gevonden met meer rust, duidelijkere lijnen en goede interne communicatie (ook naar ouders) via een steeds beter ingericht onderwijsportaal.
Nieuwe collega’s
In een tijd van lerarentekort is goede arbeidsmarktcommunicatie een belangrijk middel om toch kwalitatief goede docenten aan ons te kunnen binden. Er loopt een effectieve online campagne die ons erin doet slagen, ook in de krappe markt, nog nieuwe collega’s te werven. Helaas zorgt dit nog niet voor 100% invulling van de openstaande vacatures.
Ambitie
Het is de ambitie van de afdeling om de organisatie zelf communicatief steeds sterker te maken en iedereen die onderdeel is van Porteum zelf de handvatten te geven om een rol te spelen in de communicatie. Hiervoor zijn in 2022 grote stappen gezet.
Rhody Matthijs
Hoofd Communicatie
We begonnen 2022 ingewikkeld, maar eindigden het kalenderjaar vol energie en ambities.
Natuurlijk speelde met name het harde oordeel van de onderwijsinspectie hier een grote rol.
Veel van de werkzaamheden in de eerste helft van het jaar zijn gaan zitten in de voorbereidingen van de inspectiebezoeken en het acteren op de voorlopige conclusies.
Er is samen met de afdelingsleiders opgetrokken om de ontstane achterstanden bij de voortgang van de Programma’s van Toetsing en Afsluiting (PTA’s) in beeld te krijgen en vervolgens de achterstanden in te lopen. Aansluitend daarop zijn de PTA’s Porteum breed kritisch onder de loep genomen, zowel de technische vormgeving als de inhoudelijke invulling. Daarbij hebben we in het College gebruik gemaakt van externe ondersteuning. We mogen stellen dat deze verbeterslag zijn vruchten heeft afgeworpen. De leerlingen hebben door betere omschrijvingen goed inzicht in wat er getoetst wordt en wat de relatie met de lesstof is.
De examencommissies van het Lyceum en het College hebben hun rol sterker opgepakt. Dit blijkt uit de adviezen m.b.t. vormgeving PTA, inhoud examenreglement en de zorgvuldigheid bij adviezen op het vlak van onregelmatigheden. De commissies zijn inhoudelijk ondersteund vanuit Kwaliteitszorg.
Inspectie
In november heeft de Inspectie geconstateerd dat er voldaan is aan de herstelopdracht op het gebied van Toetsing en Afsluiting, complimenten dus voor iedereen.
De inspectie was zeer kritisch over het gehele stelsel van kwaliteitszorg op Porteum, zowel op bestuurlijk- als op schoolniveau.
De verbeteropdrachten hebben ertoe geleid dat we onze kwaliteitszorg op orde en waar mogelijk op een hoger niveau hebben gebracht.
Op deze manier draagt onze kwaliteitszorg bij aan de ontwikkeling en verbetering van ons onderwijs.
De tweede helft
Gedurende de tweede helft van 2022 is veel tijd besteed aan de voorbereiding van de verschillende inspectiebezoeken. De herstelonderzoeken op het gebied van Veiligheid en op het gebied van Toetsing en Afsluiting en de voortgangsgesprekken zijn positief afgesloten. Een enorme opsteker daarbij is dat ook uit de monitor Veiligheid van oktober 2022 bleek dat er op dat vlak enorme sprongen voorwaarts zijn gemaakt.
In de kwaliteitszorg als systeem hebben we een hele goede ontwikkeling doorgemaakt. Op bestuursniveau en op schoolniveau zijn de taken op het vlak van verzamelen van informatie en data, het beoordelen en analyseren van de uitkomsten en het adviseren aan bestuurder en MT vastgelegd.
De Kwaliteitskalender is zodanig ingericht dat we alle onderdelen waarop je als school wordt beoordeeld goed in beeld hebben en dat er zo nodig tijdig kan worden bijgestuurd.
Grote stappen
We maken nu grote stappen om te komen tot een op samenwerken, leren en verbeteren gerichte kwaliteitscultuur zodat we de leerlingen in Lelystad ook het hoogwaardige onderwijs kunnen bieden waar ze recht op hebben.
Gerhard Straatsma
Kwaliteitszorg
Het eerste halfjaar van 2022 stond voor het team financiën in het teken van het opstellen van het eerste Porteum jaarverslag met de bijbehorende jaarcijfers over het jaar 2021: het jaar waarin we overgingen naar Porteum en de formatieplanning voor schooljaar 2022-2023.
Daarnaast zijn de administraties ingericht op de nieuwe organisatie. Een grote uitdaging hierbij was de groeiende hoeveelheid aan gerichte subsidies, zoals bijvoorbeeld vanuit het Nationaal Programma Onderwijs (NPO).
Het tweede halfjaar lag de focus op het verder op orde brengen van de basis. Hierbij hoorden onder andere de administratieve voorbereidingen voor het implementeren van het management-informatiesysteem Cogix, het herijken en stroomlijnen van procedures en het bevorderen van de Planning & Control binnen onze organisatie.
In 2023 vervolgen we de activiteiten en blijven we, naast al onze gebruikelijke werkzaamheden, doorgaan met de procesverbeteringen en verdergaande Planning en Control.
Sybout de Lange
Hoofd Financiën
Porteum is een onderwijscampus in Lelystad. Het is een groene, duurzame en inspirerende omgeving waar je leert, leeft en samen werkt aan je eigen toekomst en die van de wereld om je heen.
Porteum
De Campus 9, 8233 GA Lelystad
0320 752500
(op schooldagen van 07.45 tot 16.15 uur)
info@porteum.nl
