Medewerkers
HR in 2024: vernieuwing, digitalisering en verbinding
Het jaar 2024 stond voor HR in het teken van de herinrichting van processen, digitalisering en het versterken van onze informatievoorziening. Dankzij intensieve samenwerking met ICT, Communicatie en Financiën hebben we grote stappen gezet om onze processen efficiënter en toegankelijker te maken, met als hoogtepunt de introductie van Porteum InSite.
Porteum InSite: een nieuwe standaard voor HR
Een van de grootste mijlpalen was de overstap naar Porteum InSite, onze nieuwe E-HRM applicatie die op 1 januari 2025 live ging. Deze overgang bood de mogelijkheid om alle HR-processen grondig te analyseren, optimaliseren en digitaliseren. Declaraties, verlof, verzuim en personeelsgegevens zijn nu centraal toegankelijk, wat het gebruiksgemak voor medewerkers aanzienlijk vergroot. Veel aandacht is besteed aan het adoptieproces, zodat de implementatie soepel verloopt en breed wordt geaccepteerd binnen de organisatie.
Naast de implementatie van Porteum InSite hebben we dit jaar ook andere belangrijke stappen gezet:
1. HR-informatie vernieuwd en ontsloten:
Alle HR-informatie is geactualiseerd en overzichtelijk beschikbaar via het Onderwijsportaal, wat de toegankelijkheid voor medewerkers vergroot.
2. Recruitment verbeterd:
Dankzij een proactieve aanpak worden vacatures sneller ingevuld en is de externe inhuur teruggebracht. Dit heeft niet alleen geld bespaard, maar ook vooral de kwaliteit van werving verhoogd.
3. Beleidsontwikkeling:
In werkgroepen hebben we nieuw beleid ontwikkeld op het gebied van de gesprekkencyclus, professionalisering en LC/LD (salarisschalen in het onderwijs) doorstroom. Dit beleid is inmiddels voorgelegd aan de personele medezeggenschapsraad en zal in 2025 verder worden uitgerold.
Vooruitkijken naar 2025: een toekomstgerichte aanpak
Met de stevige basis die in 2024 is gelegd, ligt onze focus in 2025 op het verder versterken van onze kernactiviteiten. Belangrijke aandachtspunten zijn:
We kijken met vertrouwen uit naar het komende jaar, waarin we blijven bouwen aan een HR-dienstverlening die bijdraagt aan de groei van Porteum.
Mirjam Schonk
Hoofd HR
Na een jaar van stevige groei in 2023 lag de focus van de ICT-afdeling in 2024 op consolidatie en verfijning. Tegelijkertijd zijn nieuwe technologieën geïntroduceerd om het onderwijsproces verder te versterken. Het resultaat? Een robuuste digitale basis die ruimte biedt voor verdere ontwikkeling en groei.
Verder naar de cloud en versterkte partnerships
In 2024 hebben we grote stappen gezet in de migratie van servers naar de cloud. Dit strategische initiatief maakt onze digitale infrastructuur flexibeler, schaalbaarder en toekomstbestendiger. Bovendien draagt het bij aan verbeterde veiligheid en lagere operationele kosten.
Een belangrijke mijlpaal was het opzetten van een samenwerking met managed service provider VIAdata. Deze samenwerking zorgt voor meer expertise, proactieve ondersteuning en een stabielere ICT-omgeving.
Efficiënter incidentmanagement dankzij TOPdesk
Incidentmanagement kreeg in 2024 een flinke upgrade. In nauwe samenwerking met de afdeling facilitair is ons selfserviceportaal opnieuw ingericht. Dit resulteerde in:
Met een solide basis en versterkte processen kijkt ICT vooruit naar nieuwe kansen. Innovatie blijft belangrijk, maar altijd met een stevige focus op betrouwbaarheid en samenwerking.
Tony van Tinteren
Hoofd ICT
Het jaar 2024 hebben we mooi kunnen afsluiten met een kerstmarkt voor alle medewerkers. Daarnaast, maken we ons klaar voor 2025! Als facilitaire dienst zijn we verder geprofessionaliseerd en hebben we verschillende verbeteringen doorgevoerd.
Organisatie
Het facilitaire team telt nu in totaal 30 medewerkers en een Hoofd Facilitaire Dienst. Vanaf 1 november 2024 heeft het Hoofd Facilitaire dienst er taken bijgekregen, in de rol van plv Directeur Servicebureau. De nadruk van de werkzaamheden lag vooral op het ontwikkelen van het jaarplan Servicebureau 2025 en invoering inkoopbeleid.
Binnen de Facilitaire Dienst is er een hoge inzetbaarheid, goede werksfeer en een zeer laag verzuim.
Veiligheid
De positieve veiligheidssituatie op Porteum heeft ervoor gezorgd dat wij de pauzetijden voor de hele school weer gelijk konden trekken. Met als grote meerwaarde dat ontmoeting tussen de leerlingen van de verschillende scholen weer mogelijk is. Daar zijn wij trots op! Daarnaast is er een integraal telefoonbeleid voor heel Porteum ingevoerd.
Onze incidentenregistratie laat een positief beeld zien. Het aantal incidenten in vergelijking met 2023, laat een daling van 10% zien. We hebben een veiligheidsteam ingericht om deze situatie in stand te houden. Ook heeft Porteum sinds dit jaar een voltallig en getraind Crisis Management Team (CMT).
Management
De Facilitaire Dienst opereert binnen de vooraf afgesproken financiële kaders. Investeringen zijn gedaan. Daarnaast is de aanbesteding onderhoud gelopen en is er per 1 januari 2025 een nieuwe onderhoudspartij binnen Porteum.
Samen met leerlingen, medewerkers en ketenpartners hebben we ideeën uitgewerkt voor de inrichting van de binnentuin van Porteum. Een plek die staat voor ontmoeting en welbevinden. In 2025 gaan we starten met de realisatie van dit mooie gezamenlijke project
Waardering
De sfeer binnen het facilitaire team en de campus is goed. Ook zien we dat contacten met MR en GMR steeds beter verlopen.
De samenwerking met collega’s, gemeente, de politie en ketenpartners is goed. Het Convenant Veilige School heeft zijn meerwaarde bewezen en is ook voor 2025 weer getekend door betrokkenen.
Porteum is betrokken bij de inrichting van Campus midden, die de naam ROOTS heeft gekregen. . Vooral de onderwerpen, parkeren, routing, verkeersveiligheid en overlast tijdens bouw zijn voor Porteum belangrijke onderwerpen. Tevens is er een start gemaakt met de sloop van school de Rietlanden.
Behaalde resultaten
Belangrijke behaalde resultaten in 2024 zijn:
Erik van Beeren
Hoofd Facilitaire Dienst
Het jaar 2024 stond in het teken van groei, vernieuwing en het benutten van kansen. Door een sterke focus op persoonlijke, authentieke communicatie en strategische keuzes heeft de afdeling communicatie, marketing en PR wederom mooie resultaten geboekt.
1. Persoonlijke verhalen, grote impact
De nieuwe wervingscampagne vanaf oktober 2024 legde de nadruk op kleinschaligheid, veiligheid en de verhalen van leerlingen. In de brochure en de online omgeving stelden de leerlingen zelf de scholen van Porteum voor. Deze authentieke verhalen en de focus op hun veilige plek zorgden voor een herkenbaarder en persoonlijker profiel, met veel positieve reacties vanuit de doelgroep. Bovendien bleken de leerlingen krachtige ambassadeurs voor Porteum.
2. Sterkere interne professionalisering
Met de komst van een nieuwe collega en een grotere nadruk op in house contentcreatie groeide de flexibiliteit en creativiteit van de afdeling. Dit maakte het mogelijk om interne campagnes, zoals de introductie van Porteum InSite, sneller en effectiever te realiseren. De vroege betrokkenheid van de afdeling bij verander-, implementatie- en adoptietrajecten speelt hierin een cruciale rol.
3. Effectieve verschuiving naar online
In 2024 verschoof de focus verder naar online campagnes, met een sterke nadruk op video en platforms zoals Facebook. Deze strategie bood meetbare resultaten en beter gerichte content. Video’s, variërend van persoonlijke verhalen tot beelden van schoolactiviteiten, bleken zeer succesvol in het bereiken van leerlingen en toekomstige leerlingen.
4. Evenwicht tussen campagnes
Een belangrijke les in 2024 was het bewaken van overzicht en balans tussen verschillende interne en externe campagnes. Door duidelijke planning en coördinatie werd elke campagne voorzien van de ruimte en aandacht die het nodig had. Dit blijft een speerpunt voor de toekomst.
5. Succesvolle evenementen en erkenning
Evenementen zoals de PROM en de diplomauitreikingen hebben bijgedragen aan een positief en versterkt imago van Porteum. Daarnaast heeft de beoordeling van al het onderwijs op Porteum als voldoende door de inspectie onze positie verder verstevigd.
In 2025 richt de afdeling zich op verdere innovatie en professionalisering:
Huisstijlguide en brandbook
Er wordt een huisstijlguide ontwikkeld die intern gedeeld kan worden om een nog duidelijkere en eenduidigere communicatie te realiseren.
Vernieuwing van de online omgeving
De websites worden vernieuwd om beter aan te sluiten bij de behoeften van leerlingen, ouders en andere doelgroepen.
Beleid en structuur
Er komt beleid op het gebied van AVG, social media en de publicatie van beleidsdocumenten.
Toepassing van Ai
De afdeling blijft een voorloper in het gebruik van AI, niet alleen voor contentcreatie, maar ook voor klantenservice en het beschikbaar maken van informatie.
Met deze stappen blijft de afdeling communicatie betrouwbaar, creatief en innovatief en dragen we bij aan impact, een positief imago en betere samenwerking binnen en buiten Porteum, met een sterke focus op de toekomst.
Rhody Matthijs
Hoofd Communicatie
Porteum is een onderwijscampus in Lelystad. Het is een groene, duurzame en inspirerende omgeving waar je leert, leeft en samen werkt aan je eigen toekomst en die van de wereld om je heen.
Porteum
De Campus 9, 8233 GA Lelystad
0320 752500
(op schooldagen van 07.45 tot 16.15 uur)
info@porteum.nl
